Un congreso se realiza para unir a los miembros de una organización, puede realizarse con fines promocionales, científicos, políticos, entre otro tipo de motivos, también tener alcance regional, nacional o internacional, se debaten diferentes tópicos, se muestran novedades, los asistentes pueden adquirir o actualizar datos y conocimientos, fomentar la participación entre los miembros, tomar decisiones importantes, unificar criterios.
A continuación encontrarás tips importantes y sencillos sobre cómo organizar un congreso, sigue y no te arrepentirás.
Pasos sencillos para organizar un congreso
- Lo primero que debe hacerse es definir a quién va dirigido: este paso es muy importante porque del público receptor dependen los servicios que se puedan ofrecer y los temas a tratar.
- Hay que evaluar el tema y el nombre del congreso: este debe ser adecuado y atractivo para los asistentes.
- Se deben fijar los objetivos: este punto no solo ayudará a guiarte en la organización, sin no también como un feedback para saber si los objetivos fueron alcanzados.
- Hay que establecer un presupuesto: este debe ser accesible y considerar si se necesitan patrocinadores, si se cobrará inscripción y cuanto ha de cobrarse.
- Definir la fecha: esta debe realizarse con suficiente antelación para que luego no ocurra que los asistentes o el lugar a realizarse no estén disponibles. En esta etapa de la planificación siempre es bueno colocar 2 ò 3 fechas posibles.
- Establecer la sede, para ello debemos tener claro:
- Número de asistentes: para calcular la capacidad de la o las salas.
- Mobiliario, saber si este s el adecuado, si hay una mesa para panelistas, etc.
- Servicios técnicos a necesitar, es decir, si tiene micrófonos, si la iluminación es la adecuada, si hay internet, proyector de diapositivas, proyección de datos.
- La sede debe contar con salas anexas en donde puedan realizarse otro tipo de actividades inherentes al congreso (ruedas de prensa, presentaciones, coffee break, donde recibir a los ponentes o preparar las cosas a utilizar para las presentaciones).
- La sede del congreso debe ser de fácil acceso y contar con estacionamiento.
- ¿Cómo se hará el registro de asistentes?
- ¿Cuál será el programa y agenda?
- ¿Cuál será la imagen del evento?
- Es necesario definir cuáles serán los medios de comunicación utilizar para promocionar las actividades.
- Preparar material y papelería a utilizar durante el evento, así como el material a entregar a cada participante, reconocimientos y certificados de asistencia.
- Planificar dónde se van a hospedar tanto los conferencistas y asistentes, así como el transporte a utilizar con los horarios adecuados.
- También es importante que al final de cada día se le ofrezca a los asistentes alguna actividad de entretenimiento, para que compartan entre ellos.
Hay un componente de los congresos que es muy importante y es el recurso humano, este tipo de eventos debe contar con:
- Director
- Jefe de prensa
- Relaciones públicas
- Presentador
- Promotores
- Protocolo
- Seguridad
- Personal auxiliar de sala
Es muy importante dar inicio al congreso siguiendo estos pasos:
- Hacer una cena de presentación donde deben estar presentes tanto los asistentes como los directivos.
- Inaugurar presentando a los directivos y lectura del programa
Al finalizar el evento te sugerimos.
- Hacer un coctel de despedida, donde harán un balance de las actividades realizadas, así como de las conclusiones a que hubiera lugar y aprovechar para invitarlos al próximo evento.
- Seguidamente se procede a la entrega de los certificados.
- Es un detalle muy importante hacerle llegar mediante correo electrónico a los asistentes una carta de agradecimiento por haber asistido al Congreso firmada por el Director del mismo.
