Si hay un elemento importante para que una empresa sea más productiva y funcione de la forma adecuada, es la comunicación interna. Gracias a esta, todos los miembros de la organización pueden mantenerse informados, comprender sus tareas, expresar sus puntos de vista, dialogar entre ellos y con los directivos.
El resultado será una mayor cohesión, eficacia y motivación para hacer el trabajo. Sin embargo, muchas empresas tienen problemas de comunicación interna, de ahí que necesiten mejorarla para que esta permita llevar adelante los procesos cotidianos.
Si es tu caso, en este post te compartimos algunos consejos que te ayudarán a potenciar la comunicación dentro de tu organización.
Escuchar a los empleados
Una de las claves que permiten mejorar la comunicación interna tiene que ver con escuchar a los empleados. Esto implica prestar atención a lo que expresan, a sus sugerencias sobre la forma de mejorar los procesos y tareas diarias, escucharlos cuando indican que no se sienten a gusto con alguna situación, o en otros contextos.
La clave está en saber escuchar y posteriormente analizar sus opiniones para elaborar planes de acción tomando en cuenta lo que han expresado.
Contar con asesoría
Para una empresa nueva o para una que tiene muchos problemas de comunicación interna que inciden en sus resultados, puede ser difícil tomar medidas para potenciarla.
En esos casos, lo mejor es contar con asesoría por parte de expertos, como, por ejemplo, https://www.weareboth.com/, quienes pueden ayudar implementando un plan o un conjunto de estrategias que funcionen.
Hacer accesible la información para los nuevos
Si hay empleados nuevos es necesario dedicar tiempo a que tengan acceso a toda la información que necesitan para llevar a cabo las tareas inherentes a su cargo. Esto implica el poner a su alcance manuales de procedimiento, normativas y otros documentos importantes sobre su puesto y la empresa en general.
Promover la misión y visión de la empresa
Todos los trabajadores, sean estos nuevos o antiguos, deben conocer completamente cuál es la misión y visión de la empresa, así podrán cumplir su papel que contribuya al cumplimiento de éstas. Son los directivos o alguien designado por ellos, los encargados de poner a disposición de los trabajadores ambos elementos, ya sea colocándolos en lugares visibles o recordándolos en reuniones.
Conocer a los empleados
Cuando un gerente o directivo se esfuerza por conocer a los empleados que tiene a su cargo, es más fácil mejorar la comunicación interna, así como la motivación de los trabajadores. Por ello, es aconsejable que converse con ellos, que sea cercano y que esté dispuesto a dedicar tiempo a oír sus ideas.
Actualizar siempre al personal
Es importante que mantengas al día a los empleados sobre los diversos cambios que se implementan en tu empresa, así ellos podrán involucrarse y estar a la par de las novedades, quizás sobre procedimiento o formas de atender a los clientes.
Estas actualizaciones puedes hacerlas en reuniones presenciales, a través de un boletín informativo por correo electrónico o por aplicaciones de mensajería.
Crear nuevos canales de comunicación
Es posible que hasta ahora los canales que usas para comunicarte con tus empleados y que éstos se comuniquen entre sí, sean las reuniones o el correo electrónico, pero, hoy día se pueden implementar nuevos medios, por ejemplo, grupos corporativos en aplicaciones como WhatsApp o Telegram en los que todos puedan participar.
No es recomendable que silencies los grupos porque se interpretará que solo tú tienes derecho a la palabra, más bien, deja el chat abierto para que todos puedan hablar. Eso sí, establece claramente las condiciones para la participación en el mismo.
Usar herramientas de trabajo colaborativo
Las herramientas de trabajo colaborativo facilitan la comunicación en tiempo real, para la elaboración de proyectos o el cumplimiento de las funciones. En ellas, se puede asignar tareas a cada miembro del equipo e incluso se puede conversar a través de la opción de mensajería interna que suelen incluir. Algunas de estas herramientas son Google Drive y Slack.
Organizar actividades externas
A diario, los trabajadores comparten entre sí en un ambiente laboral y los horarios no dejan tiempo para que puedan conocerse entre sí, lo cual puede arruinar la comunicación interna.
Por esta razón, es una buena idea organizar cada cierto tiempo actividades o eventos que se realicen fuera del contexto laboral, y en los que los trabajadores puedan compartir detalles sobre su vida, sus experiencias, gustos y pasatiempos.
Al hacer esto, motivarás aún más a tus empleados, que percibirán que te preocupas por su bienestar y que promueves el tan necesario esparcimiento.
Dar el ejemplo
Si quieres una mejor comunicación interna, todas las acciones deben empezar por ti mismo. Es importante que seas comunicador y que expreses tus órdenes, ideas u opiniones de forma asertiva y siempre respetando a quiénes te escuchan. Si lo haces, tus empleados aprenderán de ti y te imitarán.
Trabajar en equipo
Tradicionalmente, las empresas trabajan con jerarquías que solo permiten la comunicación descendente, es decir, el jefe da una orden y los trabajadores obedecen. Sin embargo, aplicar una comunicación lineal en la que se propicie el trabajo en equipo en la toma de decisiones, puede ayudar a facilitar la comunicación y a hacer el trabajo de forma más eficiente.
Recordar que la empresa la componen personas
Los directivos y gerentes no pueden olvidar que a su cargo tienen a personas, de ahí que toda estrategia que se ponga en marcha para mejorar la comunicación interna debe tomar en cuenta al recurso humano, de ahí que debe estar adaptada a sus características y circunstancias.
Por lo tanto, no se trata solo de copiar la estrategia de comunicación interna que está llevando a cabo otra empresa, sino que se debe crear una específica para la organización, solo así podrán verse resultados en el tiempo.